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Was bringt mir der Einsatz eines ECM-Systems?

ECM ist das Verhindern von Zeitverschwendung!

Diese Frage wird uns sehr häufig gestellt. Die meisten Entscheider in Unternehmen haben zwar bereits von ECM gehört, können sich jedoch kein konkretes Bild davon machen, wie genau ein ECM-System gewinnbringend im eigenen Unternehmen zum Einsatz kommen kann.

Wenn eines oder mehrere der folgenden Szenarien auf Sie und Ihr Unternehmen zutreffen, dann sollten Sie unbedingt weiterlesen und sich unsere Lösung anschauen:

  • jeder Mitarbeiter speichert Dokumente wie er es für richtig hält, das führt zu Mehrarbeit, Frustration und hohen Kosten
  • Unmengen von Papierdokumenten verlangsamen die Prozesse
  • E-Mails werden falsch abgelegt und wichtige Informationen werden nicht wiedergefunden
  • die Archivierung von Akten ist kompliziert, unsicher und braucht sehr viel Platz
  • wichtige Dokumente wie Rechnungen werden zu langsam bearbeitet
  • einfache Standarddokumente müssen immer wieder neu erstellt werden
  • die Mehrheit der Mitarbeiter weiß nicht was ihre Kollegen machen, Arbeiten werden doppelt gemacht und erarbeitetes Wissen steht nicht allen zur Verfügung
  • gesetzliche Vorgaben werden nicht eingehalten in Bezug auf Datenschutz, Revisionssicherheit und Archivierungspflichten
  • Daten sind nicht ausreichend vor unberechtigtem Zugriff und Weitergabe geschützt

Was konkret ändert sich nach der Einführung eines ECM-Systems?

Enterprise Content Management (ECM) setzt genau bei den genannten Problemen an und unterstützt organisatorische Prozesse im Unternehmen durch die zentrale Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Informationen und Dokumenten:

  • eine schnellstmögliche Bearbeitung durch automatisierte Prozesse findet statt
  • alle Daten des Unternehmens werden einheitlich und zentral erfasst, gespeichert und wieder verfügbar gemacht
  • jeder Mitarbeiter kann notwendige Dokumente und Informationen finden, das Wissen Ihrer Mitarbeiter wird erhöht und die Zusammenarbeit verbessert
  • das Dokumentenmanagement wird automatisiert
  • alle Dokumente werden rechts- und revisionssicher abgelegt und vor unbefugtem Zugriff geschützt
  • Papierberge und unnötiger Zeitaufwand werden reduziert und somit die Kosten verringert
  • Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen werden automatisiert, optimiert und beschleunigt